Zu viele Ideen, zu lange ToDo-Listen und viel zu wenig Zeit um alles zu erledigen

Ich verrate dir was… Die heile Social Media-Welt gaukelt uns viel zu oft was anderes vor, aber wie die meisten Selbstständigen und kleinen Unternehmer struggle ich häufig mit den vielen Aufgaben, die mein Job so mit sich bringt. Zu viele Ideen, zu lange ToDo-Listen und viel zu wenig Zeit um alles zu erledigen – so geht es mir zumindest. Aber das Problem liegt in den meisten Fällen in der schlechten Priorisierung meiner ganzen ToDos. Und in der Einsicht, dass man eben nicht alles gleichzeitig erledigen kann, denn nicht alles ist gleich wichtig. Daher habe ich mir angewöhnt meine wöchentlichen Aufgaben frei nach dem Eisenhower-Prinzip einzuteilen. Und wie das funktioniert, erkläre dich dir jetzt ☺️

Die Eisenhower-Matrix

Mit der Eisenhower-Methode, oder auch Eisenhower Matrix genannt, teilst du anstehende Aufgaben in Kategorien ein. Damit kannst du wichtige Dinge ausfindig machen und zuerst erledigen und die unwichtigen Dinge aussortieren. Die Eisenhower-Matrix teilt Aufgaben in 4 Bereiche ein: dringend & wichtig, nicht dringend & wichtig, dringend & nicht wichtig und nicht dringend & nicht wichtig.

Ich finde das ist einfach konfus formuliert, du nicht auch? Daher hatte ich immer Schwierigkeiten mir meine Aufgaben damit einzuteilen, weil es mir einfach nicht leicht fällt dringend und wichtig zu unterscheiden. Aber die Methode ist einfach sehr effizient und hilft einem an seinen wirklichen Zielen zu arbeiten und sich nicht in Unwichtigkeiten zu verzetteln. Daher musste eine leichter verständliche Lösung her!

Müssen, sollen, möchten…

Durch einfaches Umformulieren der Bereiche der Eisenhower-Matrix fällt mir das Priorisieren meiner Aufgaben für die Woche deutlich leichter. Ich teile meine Wochenaufgaben in folgende Kategorien ein:

Es MUSS einfach gemacht werden, da führt kein Weg dran vorbei.

1. ICH MUSS… – Was hier rein kommt, ist das was wirklich wichtig ist und erledigt werden muss. Diese Aufgaben haben einfach oberste Priorität. Es MUSS einfach gemacht werden, da führt kein Weg dran vorbei. Das können natürlich auch Dinge sein, auf die man keine Lust hat (das ist sogar öfter mal der Fall). Aber diese Dinge zahlen auf dein Ziel ein und bringen dich weiter!
2. ICH SOLLTE… – Hier kommen Aufgaben rein, die eigentlich auch erledigt werden sollten, aber auf kurze Sicht erstmal nicht so nötig sind. Hier kannst du vor allem Aufgaben notieren, die in den kommenden Wochen in die „ICH MUSS…“-Spalte rutschen werden.
   
3. ICH MÖCHTE… – Hier notierst du die Dinge, auf die du eigentlich so richtig Bock hättest. Aber dir fehlt die Zeit und eigentlich kann es auch noch warten… Dann ist es dir nicht wichtig genug und es hat für dich keine Priorität. Das ist in Ordnung, aber mach es dir bewusst. Wenn es wirklich wichtig wäre, würdest du es in die „ICH MUSS…“-Spalte schreiben. Aber es tut gut, es dennoch aufzuschreiben. Irgendwann wird es vielleicht doch so wichtig, dass es für dich hohe Priorität bekommt.
   
4. NICHT VERGESSEN – Ein tolles Buch gelesen und ein Ansatz geht dir nicht aus dem Kopf und eine Idee zündet? Schreib sie auf, dass du sie nicht vergisst. Platz für Notizen ist immer wertvoll und macht deinen Kopf frei für alles andere.

Und wo bleibt das Delegieren?

In der Selbstorganisation hat man meistens keine Möglichkeit Aufgaben „weg zu delegieren“

Die dritte Spalte der Eisenhower-Matrix ist „dringend, aber nicht wichtig“. Aufgaben in dieser Spalte soll man delegieren an andere. Diesen Punkt finde ich in der Selbstorganisation schwieriger umzusetzen. Denn meistens hat man keine Möglichkeit Aufgaben „weg zu delegieren“. Vielleicht das Staubsaugen an die Kinder oder den Mann ???? Hast du Aufgaben, die auch jemand anderes aus deiner Familie erledigen könnte? Perfekt, dann landet weniger auf deiner „ICH MUSS…“-Liste!

✅ Überall ist ein Haken dran!

Gönn dir eine Pause. Das Leben besteht nicht nur aus Arbeit.

Hast du alles aus der „ICH MUSS…“-Liste abgearbeitet in dieser Woche, was du dir vorgenommen hast und es ist noch Zeit? Prima! Dann kannst du jetzt Aufgaben auf der „ICH SOLLTE…“-Liste vorziehen. So hast du in der kommenden Woche vielleicht weniger auf dem Zettel. Aber besser noch: Belohne dich, in dem du entspannt Dinge auf deiner „ICH MÖCHTE…“-Liste angehst. Denn die stehen ja sicher nicht ohne Grund da. Oder du akzeptierst einfach mal, dass du alles wichtige erledigt hast und gönnst dir mal eine Pause. Denn das Leben besteht nicht nur aus Arbeit.

Wie organisierst du dich?

Hast du eine Routine, wie du deine Woche am besten organisierst ohne dich in unwichtige Dinge zu verrennen? Teile sie gerne in den Kommentaren ????