Um in deiner Karriere voran zu kommen, deine Projekte erfolgreich umzusetzen und eine Beförderung oder eine Gehaltserhöhung zu erhalten, musst du lernen, dich konsequent auf die Aufgaben zu konzentrieren, die deinen Projekten und deinen Kunden den größten Nutzen bringen. Je besser du dich fokussieren und deine Zeit managen kannst, desto mehr wirst du erreichen und desto einfacher wird es sein, das Büro rechtzeitig zu verlassen. Durch effektives Zeitmanagement kannst du nicht nur bessere Ergebnisse bei der Arbeit erzielen, sondern auch Stress aushalten und ein erfüllteres Leben außerhalb der Arbeit verbringen.

Die folgenden Strategien helfen dir, die richtigen Dinge in kürzerer Zeit zu erledigen.

1. Beginne Deinen Tag mit einem klaren Fokus.

Die erste arbeitsbezogene Aktivität deines Tages sollte darin bestehen, zu bestimmen, was du an diesem Tag erreichen möchtest und was du unbedingt erreichen musst. Informiere dich zu diesem Zweck, welche Aufgaben Priorität haben, bevor du deine E-Mails abrufen und auf Fragen reagieren und Probleme lösen kannst. Das Festlegen eines klaren Fokus für deinen Tag dauert nur fünf Minuten, aber dadurch kannst du einige Stunden Zeit und Mühe sparen.

2. Hast du eine dynamische Aufgabenliste?

Erfasse die Aufgaben, die du erledigen musst, in einer Liste und aktualisiere sie regelmäßig während des Tages. Überprüfe diese Liste regelmäßig und füge neue Elemente hinzu, wenn nötig. Stelle sicher, dass deine Liste dir einen schnellen Überblick über alle dringenden und wichtigen To-Dos gibt. Denke auch daran, deine Freizeit und Quality Time mit Freunden und Familie einzuplanen.

3. Konzentriere dich auf die wichtigen Aufgaben.

Bevor du mit etwas Neuem beginnst, solltest du die Aufgaben ermitteln, die ein besonders positives Ergebnis erzielen – sei es für dein Team, deine Kunden oder für dich persönlich.

Widerstehe der Versuchung, kleinere, unwichtige Aufgaben zuerst zu anzugehen. Beginne mit dem, was am wichtigsten ist.

Um zu beurteilen, auf welche Aufgaben du dich zuerst konzentrieren solltest, frage dich Folgendes:

• Was braucht mein Kunde oder mein Team gerade jetzt am meisten von mir?
• Was wird am meisten Ärger verursachen, wenn es nicht erledigt wird?
• Was ist der größte Beitrag, den ich momentan leisten kann?
• Mit welchen strategischen Aufgaben muss ich mich heute beschäftigen, um morgen intelligenter arbeiten zu können?

4. Minimiere Unterbrechungen.

Je mehr ununterbrochene Zeit du während des Tages für wichtige Aufgaben benötigst, desto effektiver wirst du. Finde heraus, was dich am meisten ablenkt, denn nur dann kannst du eine Lösung dafür finden. Schalte zum Beispiel dein Handy komplett aus, während du an einer wichtigen Aufgabe sitzt. Sobald du deinen Arbeitsfluss unterbrochen hast, kann es schwierig sein, ihn wiederherzustellen. Diszipliniere dich stattdessen, um eine Aufgabe zielgerichtet zu bearbeiten, bis sie abgeschlossen ist.

5. Hör auf zu zögern.

Wenn du Schwierigkeiten hast, fokussiert zu bleiben oder dazu tendierst, dich in unwichtigen Gedanken zu verlieren, kannst du von einer externen (Termin-) Verpflichtung profitieren. Plane beispielsweise ein Meeting in zwei Tagen, in welchem du deine Arbeit präsentierst und setze dir so verpflichtende Deadlines. Es ist auch sehr effektiv, die unangenehmsten Aufgaben früh am Tag zu erledigen und sich selbst kleine Belohnungen zu gönnen sobald du diese erledigt hast.

6. Vermeide Multitasking.

Viele von uns sind Multitasker und glauben, dass wir dann besonders effektiv sind. Aber es gibt Hinweise darauf, dass wir uns nicht auf mehr als eine Sache gleichzeitig konzentrieren können. Um das Multitasking zu beenden, probiere diese Tipps: Teile deinen Tag in Blöcke ein und lege einen bestimmten Zeitpunkt für Besprechungen, die Erledigung von Anrufen und für konzentrierte Arbeiten an deinem Schreibtisch fest. Wenn du merkst, dass du dich wieder im Multitasking verlierst halte inne und sitze für eine Minute still.

7. Lass deinen Tag Revue passieren.

Verbringe jeden Tag 5-10 Minuten damit, deine Aufgabenliste zu überprüfen, bevor du das Büro verlässt. Klopfe dir selbst auf die Schulter, wenn du dein Tagesziel erreicht hast und alle To-Dos zu deiner Zufriedenheut abgeschlossen sind. Wenn du aber merkst, dass du nicht alles geschafft hast, überlege dir, was du morgen anders oder besser machen kannst, um dein Tagesziel zu erreichen. Vielleicht kannst du noch effizienter arbeiten, oder aber du hast dir zu viele Aufgaben für einen Tag zugemutet – beides lässt sich am Folgetag leicht ändern.

Ganz wichtig! Verlasse das Büro in bester Stimmung, um die Arbeit am nächsten Tag gerne wieder zu beginnen.