Ein Gastartikel von Navina Baur.

Eine gewisse Planungsroutine haben wir alle, selbst wenn diese eigentlich das Wort Routine nicht verdient hat. Meine Weg zu einer sinnvollen, ordentlichen Planung und Struktur war lang und nicht leicht.

Schon in der Schule überkam mich immer mal wieder der Impuls nach einer besseren Planung. Dafür kaufte ich mir einen Planer, überlegte ganz genau, was alles wichtig war und unbedingt hineingeschrieben werden musste und legte drauf los. Toll! Ich fühlte mich irgendwie direkt erwachsener mit einer guten Planung.

Doch von Routine konnte nun wirklich noch keine Rede sein! Nach kurzer Zeit vergaß ich meinen Planer, meine ursprüngliche Intention und meine Planung wurde wieder „intuitiver“. Und damit meine ich, chaotisch und spontan, sodass ich meine Termine und wichtigen Aufgaben immer morgens aufschrieb, oder gerne auch mal vor mir hergeschoben habe. Am Ende hatte ich dann Stress oder viel zu viele To-Do’s an einem Tag.

Dann kam der Ernst des Lebens – der änderte alles

Schon im Studium merkte ich, dass eine gewisse Routine bei der Planung meiner Tage nicht schaden kann. Richtig ernst wurde es jedoch, als ich mein Online-Business startete. Auf einmal musste ich mehrere Kunden, Termine, Meetings koordinieren und als Texterin warteten wöchentlich wichtige Deadlines auf mich.

Mein ursprünglicher Ansatz vom täglichen, sporadischen Planen funktionierte einfach nicht mehr. Hinzu kam, dass ich als Kreative nun auch einen Ort brauchte, in den ich meine Ideen, Träume und Ziele niederschreiben konnte. Es musste einfach eine Planungsroutine her, eine, die den Namen auch wirklich verdient hat.

Die wöchentliche Planungsroutine – ein ganz neues Lebensgefühl

Ich habe mich zunächst online über Planungssysteme und passende Kalender informiert, die meinen Erwartungen entsprachen, und vor allem auch flexibel genug für mich sind. Früher habe ich immer gebundene Kalender gekauft, aber gemerkt, dass die fehlende Flexibilität auch ein Grund dafür war, dass ich so schnell die Lust am Planen verloren habe.

Nach weiteren Recherchen bin ich dann auf Pen & Pages und die tollen Kalendereinlagen gestoßen. Die diversen Einlagen für meinen Ringplaner boten mir jede Flexibilität und ich konnte mir so meinen Traumplaner zusammenstellen. Aber vielleicht merkt ihr schon, eine Planungsroutine hatte ich von all dem immer noch nicht!

Ich setzte mich also hin und überlegte, in welchen Abständen es für mich am sinnvollsten ist zu planen.

Die drei Modelle

1. Tägliches Planen
   1. Sich jeden Tag morgens hinsetzen und den Arbeitstag planen mag zwar einfach erscheinen, da man immer genau weiß was ansteht und nicht mit Variablen arbeiten muss, aber gleichzeitig ist es eben auch zeitaufwendig. Einer der wichtigsten Gründe für eine sinnvolle Planungsroutine war für mich, dass ich dadurch auch Zeit sparen würde!

• Planen nach Bedarf
  • Bei diesem Modell fehlt die Routine? Naja, es ergibt sich auch hier eine gewisse Routine, da man nämlich immer genau dann den Kalender zur Hand nimmt, wenn ein neuer Termin ins Haus flattert, ein Kunde etwas ändert oder neue Aufgaben aufkommen. Doch das Planen nach Bedarf passiert bei jeder anderen Planungsroutine automatisch – dafür sind die Variablen und freien Zeiten da, um etwaige Änderungen auffangen zu können.

• Wöchentliches Planen
  • Nachdem ich das zweite Modell eine Weile ausprobiert habe, wurde mir das wöchentliche Planen empfohlen. Hierbei sucht man sich einen Tag pro Woche aus, an dem man sich hinsetzt und die kommende Woche plant. Dabei werden fixe Termine eingetragen, aber natürlich auch Zeit freigehalten für spontane Änderungen oder die eigene Freizeitplanung.

Warum wöchentliches Planen für mich so gut funktioniert

Wie oben schon erwähnt, erwarte ich von einer guten Planung, dass sie mir Zeit erspart. Dies ist jedoch nicht der Fall, wenn ich mich jeden Tag an meinen Kalender setzen muss und meine Termine und Aufgaben koordinieren, und auch nicht, wenn ich nur nach Bedarf plane – denn so kann ich meine freie Zeit nicht organisieren.

Wöchentliches Planen macht daher Sinn! Du sitzt nur einen Tag in der Woche an deinem Kalender und musst nur zwischendurch erneut daran, wenn es Änderungen gibt. Zudem verschafft es dir einen wunderbaren Überblick über deine Woche, du weißt direkt, wann du Zeit für ein Glas Wein mit den Freundinnen hast und wann deine wichtigen Meetings und Calls stattfinden – so lässt es sich auch besser vorbereiten.

Gleichzeitig arbeite ich mit den Energien der Wochentage und so kann ich diese optimal für mich nutzen und in meine Planung mit einbeziehen!

Und so sieht die Praxis aus

Da Sonntag (Tag der Sonne) und Montag (Tag des Mondes) die Tage der Ruhe, Entspannung und Reflexion sind, setze ich mich Samstag oder Dienstag an meine Wochenplanung.

Zunächst trage ich alle wiederkehrenden Termine ein, wie Calls mit Kunden, Coworking-Termine oder meine Coaching-Sessions, die jede Woche zur gleichen Zeit stattfinden. Danach schaue ich, ob es neue Deadlines gibt oder andere nicht-wiederholende Termine, die für meine Arbeit oder mein Business wichtig sind.

Nachdem alle Business-Termine und Aufgaben eingetragen sind, also die Prioritäten gut organisiert sind, dann überlege ich mir an welchen Tagen und zu welchen Zeiten ich mir Freizeit blocke – unter Freizeit zählen Treffen mit Freunden sowie Zeit für mich selbst, beides darf in keiner Woche fehlen!

An Dienstagen und Donnerstagen lasse ich immer Zeitblöcke frei für spontane Änderungen, meine sogenannten Variablen.

Die restliche Zeit fülle ich gerne mit meinen kreativen Projekten. Dies ist die Zeit, in der an meinem Buch schreibe, male, neue Rezepte ausprobiere oder noch einmal etwas Neues lerne – aktuell liebe ich die edX Kurse, die es jedem ermöglichen, auch mal ein bisschen Ivy-League Luft zu schnuppern.

Wie plant ihr am besten? Lasst es uns wissen auf Instagram!