Prioritäten setzen: Warum es so wichtig ist & wie du es richtig machst

Es klingt ganz einfach: Prioritäten setzen und seine Aufgaben in wichtig und unwichtig zu unterteilen, das kann ja nicht so schwierig sein!

Dennoch sind deine Tage oft chaotisch, du fängst mehrere Aufgaben an, aber bringst keine ordentlich zu Ende oder du arbeitest zuerst immer die angenehmen Aufgaben ab, ob bewusst oder unbewusst, und hast letztendlich Stress und Druck, die Deadlines für die eher unangenehmen Aufgaben einzuhalten?

Erkennst du dich und deinen Tagesablauf darin wieder? Dann lies jetzt auf jeden Fall weiter!

Warum ist es so wichtig, sich selbst Prioritäten zu setzen?

Egal, ob du studierst, arbeitest, ein eigenes Business führst, oder eine Familie und einen Haushalt zu managen hast, es fallen täglich viele Aufgaben an, manchmal zu viele. Um gut organisiert durch den Tag zu kommen, alle Aufgaben sorgfältig und rechtzeitig erledigen zu können und dabei nicht in Stress zu verfallen, ist es unabdingbar sich Prioritäten zu setzen – und das richtig.

Ohne einen gut strukturierten Tag und eine übersichtliche To-Do-Liste, kommt die Überforderung schnell und man verliert vielleicht sogar die Lust am Arbeiten.

Nun, dass Struktur und Planung wichtig sind, ist wahrscheinlich nichts Neues für dich, aber die wirklich wichtige Frage ist ja, wie setze ich mir richtig Prioritäten und kreiere mir damit meine eigene Struktur, die ich täglich gut und ohne Stress umsetzen kann?

Die Eisenhower-Matrix & ABC-Analyse

Eisenhower Matrix

Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Matrix ist ein super einfaches, aber umso effektiveres System, um deine Aufgaben sinnvoll einzuteilen – dann musst du nicht mehr lange überlegen, mit welcher Aufgabe du beginnen solltest, sondern hast eine klare Übersicht und Struktur.

In dieser Matrix teilst du deine Aufgaben in wichtig, unwichtig, dringend und nicht dringend ein. Drucke dir dazu einfach meine Vorlage aus und fülle die einzelnen Felder mit den Aufgaben von deiner To-Do-Liste aus.

Es gibt vier Teilbereiche, die du nutzen kannst:

  1. Schaue dir deine Aufgaben ganz neutral an, überlege nicht, was du jetzt am liebsten machen würdest, sondern setze ein Kreuz neben alle Aufgaben die jetzt wirklich wichtig sind!
  2. Danach gehst du deine Liste erneut durch und überlegst nun, welche Aufgaben sehr dringend sind – setze einen Kreis daneben.
  3. Du wirst sehen, dass manche Aufgaben nun mit Kreuz und Kreis versehen sind, manche haben nur ein Symbol und andere wiederum keines. Doch noch ist die Liste nicht besonders übersichtlich.
  4. Ordnung ist die halbe Lösung – trage daher jetzt die Aufgaben sorgfältig in die Vorlage ein. 
    • Dringend & wichtig – Sofort selbst erledigen!
    • Dringend & nicht wichtig – An andere abgeben!
    • Nicht dringend & wichtig – Selbst erledigen, aber zu einem späteren Zeitpunkt!
    • Nicht dringend & nicht wichtig – Von der Liste streichen!
  5. Et voilá, nun hast du deine Aufgaben wunderbar übersichtlich aufgeteilt und weißt genau, was du zu tun hast! 

ABC-Analyse

Die ABC-Analyse ist ähnlich der Eisenhower-Matrix, da du mit ihrer Hilfe deine Aufgaben auch in Prioritäten mit den Messwerten Dringlichkeit und Wichtigkeit unterteilst, aber sie hat anstelle von vier nur drei Kategorien.

Die drei Teilbereiche nutzt du folgendermaßen:

  1. Nimm dir wieder deine Liste zur Hand und denke daran, deine persönliche Präferenzen haben hier keinen Platz!
  2. Unterteile alle Aufgaben in A, B oder C-Aufgaben:
    • Sehr wichtig & dringend
    • Wichtig
    • Weniger wichtig
  3. Drucke dir dann meine Vorlage mit der ABC-Liste aus, um die Aufgaben ordentlich und übersichtlich einzutragen.
  4. Beginne deinen Tag nun mit den A-Aufgaben und arbeite dich nach und nach zu den C-Aufgaben durch. So stellst du sicher, dass die wirklich wichtigen To-Do’s immer erledigt werden.
  5. Und fertig, deine neue übersichtliche To-Do-Liste steht!

Beide Vorgehensweisen sind erprobt und sehr hilfreich beim Prioritäten setzen, vor allem am Anfang, wenn es einem noch schwerfällt, die Prioritäten zu erkennen.

Doch fehlt es nicht an Logik, wir wissen meistens sehr genau, was wir tun sollten und müssten. Es fehlt an Disziplin – natürlich gehen wir angenehme Aufgaben zuerst an und kümmern uns später um die „nervigen“ Aufgaben – aber genau dieses System funktioniert nicht!

Teile mir gerne mit, welches System du bevorzugst, oder vielleicht kennst du ja sogar eine weitere Möglichkeit, die beim Prioritäten setzen hilft! Meine Follower und ich lernen immer gerne dazu!

Übrigens, wenn du nicht jeden Tag auf’s Neue meine Vorlagen ausdrucken willst, kannst du die PDF’s entweder direkt am Laptop oder PC ausfüllen.

Stay-Focused-Notizblock

Oder du schaust dir im Shop den „Stay-Focused“-Notizblock an! Dieser wurde mit der Vision entwickelt, deinen Alltag übersichtlicher zu gestalten und dir eine kleine Hilfe zur Priorisierung deiner Aufgaben an die Hand zu geben – ganz ohne Matrix oder Analyse.

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