Ich liebe Planung und ich bin sicher, du auch! Den Planer bzw. Kalender auch regelmäßig zu nutzen, das ist meiner Meinung nach das Geheimnis, um seinen Alltag mit all den kleinen und großen Aufgaben wirklich in den Griff zu bekommen.

Aber man sollte den Planer auch „richtig“ nutzen! Ihn wöchentlich zur Hand zur nehmen und „hübsch“ zu machen, hilft dir wenig deinen Alltag wirklich zu planen. #sorrynotsorry Das zeigt dir selten, wann du wofür deine Zeit nutzen kannst. Und hält dir auch nicht den Kopf frei.

Regelmäßige Planung und dein Planer sollten dir einen Rahmen geben, in dem du dich sicherer fühlst, weil du weißt, du hast an alles gedacht und nichts vergessen. Du solltest dich durch deine Planung aber auch nicht eingeengt oder unter Druck fühlen! Freie Zeit gehört also genauso eingeplant, wie wichtige Termine.

In diesem Artikel zeige ich dir heute eine effektive Routine für die Wochenplanung, die dir hilft, nichts mehr zu vergessen und mehr Raum für die schönen Dinge im Leben zu haben.

Bist du gespannt? Los geht’s!

Vorbereitung

In dieser Routine benötigst du einen Planer bzw. Kalender, Aufgabenlisten für die Woche, den Monat und ggf. auch welche für einzelne Tage. Außerdem eine Aufgabenliste für Dinge, die du eventuell irgendwann mal machen willst und eine „Inbox“.

Die Inbox – Was ist das und was gehört rein?

Die Inbox ist der Ort, an dem alle Aufgaben und Ideen zuallererst gesammelt werden. Richte dir im Planer mit einer extra Registerkarte eine Abteilung dafür ein. Du benötigst außerdem ein paar Notizblätter dafür.

Dir kommen Ideen für das bald anstehende Weihnachtsessen? Schreib dir diese Idee als Notiz in die Inbox. Du sitzt beim Elternabend in der Schule und es kommen Informationen zur Klassenreise im nächsten Schulhalbjahr? Schreib alles in die Inbox. Dein Mann ruft dir zu, dass er neue Socken braucht? Notiz in die Inbox. Ich denke du verstehst das Prinzip.

Je nach Planer-Größe kannst du auch ankommende Briefpost oder Zettel aus der Schule dort sammeln. Ich nutze einen A5-Planer und stecke wichtige Zettel, die ich z.B. in der Musikschule meiner Tochter bekomme, erstmal in die Seitentasche meines Planers. Genauso z.B. Briefe von der Krankenkasse oder vom Stromversorger, die noch meine Reaktion erfordern. Ist dein Planer kleiner, oder du willst ihn mit sowas nicht vollstopfen, dann empfehle ich dir zuhause eine kleine Ablage für Post und Zettel einzurichten. Das kann eine kleine Box sein oder eine Schublade. Dort landen dann alle physischen Zettel und Briefe, die du in der Woche bekommst und noch deine Aufmerksamkeit erfordern.

Die Aufgabenlisten – Die merken sich alles!

Ich empfehle dir eine Liste pro Monat und auch für jede Woche eine Liste. Die Listen werden gefüllt, wenn du deine Inbox leerst und durchgehst. Auf die „Irgendwann mal“-Liste kommen Dinge, die du vielleicht irgendwann mal machen möchtest. Sie sind also weder dringend noch wirklich wichtig und können warten. Aber vergessen willst du sie nicht. Also schreibst du sie auf diese Liste. Du holst diese Liste regelmäßig raus und wirfst einen Blick drauf. Du wirst selbst merken, wann die Zeit für gewisse Dinge gekommen ist und planst sie dann entsprechend ein.

Der Kalender – Hier wird konkret geplant!

In deinem Kalender findet die konkrete Planung statt. Er füllt sich mit fixen und variablen Terminen und mit deinen Aufgaben der jeweiligen Listen.

Wichtig: Sobald ein Termin reinkommt (z.B. ein Arzttermin, Vorstellungssgespräch o.ä.), schreib ihn dir sofort in deinen Kalender ein! So geht er nicht verloren und du musst nicht ständig daran denken, ob du auch an alles gedacht hast. So hast du einfach den Kopf frei. Planen soll dir den Alltag schließlich erleichtern!

Die Routine

Nimm dir einmal pro Woche mehr Zeit für eine ausführliche Planung und Vorbereitung der kommenden Woche!

Es empfiehlt sich das entweder sonntags ganz entspannt zu machen oder freitags, um das Wochenende auch wirklich nur für Freizeit zu haben. Vorteil der vorbereitenden Planung: Montags sind keine Fragen offen und du kannst direkt loslegen!

1. Beginne mit deinen regelmäßigen und wiederkehrenden Terminen und trage sie in deinen Kalender ein. Sie bilden den Rahmen für alles, was sonst noch erledigt werden muss und kann. Regelmäßige, sich wiederholende Termine können z.B. sein: deine Arbeitszeiten, Wocheneinkauf immer donnerstags Nachmittag, Fitnessstudio immer dienstags, deine Wochenplanung immer sonntags Vormittag… Plane hier auch aktiv freie Zeit für DICH ein, blocke also Me-Time für dich! So stellst du sicher, dass du nicht zu kurz kommst und dir Zeit für Erholung und Hobbys bleibt.
   
2. Trage andere Termine für die Woche ein, z.B. Besprechungen, Treffen mit der Freundin, Arzttermine etc. Manchmal können solche Termine mit regelmäßig wiederkehrenden Terminen kollidieren. Verschiebe dann die Termine so, dass sie passen. Aber lass das nicht zur Regel werden! Deine regelmäßigen Termine bilden, wie gesagt, deinen Rahmen, um den du herum planen kannst.
   
3. Überlege, ob zu den anstehenden Terminen Aufgaben gehören, die du zunächst noch erledigen musst. Plane diese Aufgaben für den entsprechenden Tag ein. Dazu eigenen sich ggf. extra Aufgabenlisten für den jeweiligen Tag.
   
4. Jetzt nimmst du dir deine Inbox vor und leerst sie komplett! Du gehst jede Notiz und jeden Zettel durch, liest jeden Brief. Etwas zurück legen in die Inbox ist nicht erlaubt!
   So gehst du alle Notizen und Aufgaben in deiner Inbox und/oder Schublade durch. Am Ende sollte die Inbox leer sein. Sie wird dann im Laufe der Woche wieder gefüllt, mit allem was so an neuen Dingen aufploppt.
   
   Zu jeder Aufgabe in der Inbox stellst du dir folgende Fragen:
   
   Dauert die Erledigung weniger als 2 Minuten?
   • Ja -> Mach es sofort!
   • Nein -> Steht es nächste Woche an?
     • Ja -> Für die Woche einplanen, um es zu erledigen
     • Nein -> Ist klar, wann es ansteht?
       • Ja -> Pack es auf die entsprechende Wochen- oder Monats-Aufgabenliste
       • Nein -> Pack es auf die „Irgendwann mal“-Liste
         
5. Gehe nun die Listen für den jeweiligen Monat und der kommenden Woche nochmal durch und schaue, ob dort noch Dinge für die kommende Woche einzuplanen sind.

Weitere Tipps für deine Routine

Wenn du Aufgaben einplanst, plane eher großzügig, was die benötigte Zeit betrifft. So kannst du umgehen, dass du dir zu viel in zu wenig Zeit vornimmst. Schließlich wollen wir Leichtigkeit im Alltag und keinen unnötigen Stress.

Denke auch daran, dass du nicht deine gesamte Zeit verplanst! Du möchtest schließlich noch Puffer haben, um auf spontane Dinge reagieren zu können oder falls mal etwas länger dauert als gedacht.

Die richtigen Einlagen machen es einfacher

Unsere All-In-One Kalendereinlagen „Spalten“ sind übrigens nach diesem Prinzip angelegt: Die enthalten sowohl monatliche Aufgabenlisten als auch Aufgabenlisten für die Woche. So geht dir keine Aufgabe verloren, auch nicht, wenn noch Monate bis dahin sind! Wer noch detaillierter seinen Tag planen möchte, kann noch zusätzliche To-Do-Listen nutzen und sie z.B. in seine Wochenübersicht zwischenheften.

Ich würde mich freuen, wenn du diese Planungsroutine mal ausprobierst und berichtest, wie sie für dich funktioniert! Du erreichst mich auf Instagram unter @penandpages.de oder natürlich auch per E-Mail unter info@penandpages.de