Planung und Struktur – und wieso die Umsetzung oft so schwerfällt

„Aber ich weiß, dass ich sowieso nicht dranbleibe den Kalender regelmäßig zu nutzen“

Das ist kein limitierender Glaubenssatz von mir, sondern tatsächlich die Aussage der meisten Menschen, mit denen ich mich auf der „Made in Berlin“ Messe unterhalten habe!

Als kleine Erinnerung: Anfang November hatte ich die Ehre auf der „Made in Berlin“ Messe, ein Designmarkt für regionale Hersteller, meine Produkte auszustellen und habe mich riesig über das positive Feedback und alle Eindrücke sowie die persönlichen Kontakte gefreut.

Doch ist mir während der Gespräche der oben genannte Satz häufig begegnet, und das nicht etwa von denjenigen, die sich gerade erst mit dem Thema Planen beschäftigen, sondern von Planungsliebhabern. Das hat mich ein wenig überrascht!

Natürlich gibt es auch bei mir Phasen, in denen ich weniger intensiv plane und die Organisation meiner Tage und Wochen nicht unbedingt als mustergültig bezeichnet werden kann, aber ich nehme meinen Planer dennoch täglich zur Hand und habe IMMER eine grobe Struktur meiner Tage mit den wichtigsten Terminen und Aufgaben. Ohne würde es für mich als Working Mom und Entrepreneur gar nicht funktionieren!

Wenn du jetzt denkst: „Täglich? Das wäre mir viel zu viel!“ Dann lass mich dich fragen: „Wie fühlt sich eine gut strukturierte Woche für dich an?“ Fühlst du Erleichterung oder Stress?

Wenn ich meinen Alltag und alle Aufgaben und Termine plane, dann habe ich das Gefühl von Freiheit. Denn ich habe die Möglichkeit mir durch Planung und Priorisierung der Aufgaben mehr Freiräume zu verschaffen. Ich muss mich an dem Tag nicht mehr damit beschäftigen, was alles noch erledigt werden muss und woran ich alles denken muss. Ich arbeite einfach nur noch die Aufgaben und Termine ab, die ich mir eingeplant habe! Für mich bedeutet dies nicht, dass ich mich einschränken muss, sondern es macht meinen Kopf frei für andere Dinge, wie Familie, Freunde oder kreatives Brainstorming.

Doch sollte sich das Planen und Strukturieren deiner Woche nach Stress anfühlen, dann kann es sein, dass du dir zu viel vorgenommen hast, oder deine Herzensprojekte einfach zu kurz kommen. 

Meiner Meinung nach sollte Planung Spaß machen, denn nur dann nimmst du deinen Kalender jeden Tag gerne zur Hand und freust dich sogar auf dein kleines tägliches Planungsritual. 

Wenn dir das Planen und Strukturieren noch schwerfällt und es dich schon fast stresst, dann liegt es nicht an fehlender Disziplin, aber wahrscheinlich an der falschen Einstellung zu dem Thema. Solange du Organisation mit Langeweile, Spießigkeit oder Stress assoziierst, wirst du dabei nicht glücklich.

Damit auch du zum absoluten Planungsliebhaber wirst und in den Genuss des Freiheitsgefühls kommst, habe ich 3 Planungstipps für dich!

Meine Tipps für eine regelmäßige und strukturierte Planung

1. Schaffe dir eine feste Routine für’s Planen!

Suche dir einen festen Tag in der Woche, an dem du deine Woche grob vorplanst. Am besten setzt du dich dafür an einen für dich angenehmen, ruhigen Ort (idealerweise immer der Gleiche!). Das kann zum Beispiel dein Schreibtisch sein, oder am Esstisch. Schaffe dir eine entspannte Umgebung und gönn dir dazu einen Tee oder Kaffee. 

Setz dich am Ende des Tages bzw. kurz vor Feierabend hin und reflektiere den Tag. Hast du alles geschafft, was du dir vorgenommen hast? Woran hat es gelegen, wenn du etwas nicht geschafft hast? Gab es Ablenkungen und kann man diese zukünftig verhindern und wie? Sieh dir hier auch den folgenden Tag an und plane ihn grob, so dass du am nächsten Morgen nicht mehr groß nachdenken musst, was ansteht und erledigt werden muss. Sondern du kannst dann direkt loslegen!

2. Nimm dir nicht zu viel vor!

Verplane von deinem (Arbeits-)Tag maximal 60% – das heißt gib dir selbst genügend Raum für Unvorhergesehenes. Wenn du z.B. Kinder hast, dann sollte dieser Puffer eventuell sogar größer sein! Also überlege, wieviel Zeit solltest du für Unvorhergesehenes einplanen? Das ist bei jedem Menschen individuell.

3. Priorisieren deine Aufgaben!

Nicht alles ist gleich wichtig und dringend. Manches könnte sogar delegiert werden, also von jemand anderem erledigt werden. Viele Dinge im Alltag musst du nicht ganz alleine stemmen. Hast du einen Partner? Wenn ja, was könnte er erledigen? Hast du Kinder und wie alt sind diese? Kinder können viele Aufgaben im Haushalt bereits übernehmen. Das entlastet dich und fördert gleichzeitig die Selbstständigkeit und das Selbstvertrauen deiner Kinder.

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